Los abogados tienen como función prestar un servicio a sus clientes y, en el desarrollo de esa labor, existen una serie de condiciones que se deben tener en cuenta. Es posible que el cliente se haga algunas preguntas, como por ejemplo, cuánto tendrá que pagar, en qué forma deberá hacerlo, qué ocurrirá si desea desistir antes de tiempo, etc. Para responder a esas preguntas la herramienta adecuada es una Hoja de Encargo, es decir, un documento profesional que recogerá los derechos y obligaciones de ambas partes, así como algunas otras cuestiones. Las Hojas de Encargo aparecen mencionadas en el Código Deontológico de la Abogacía: ‘La relación del abogado con el cliente debe fundarse en la recíproca confianza. Dicha relación puede verse facilitada mediante la suscripción de la Hoja de Encargo (artículo 13.1)’. Vemos, por lo tanto, que una Hoja de Encargo no es obligatoria, pero sí que es lo más recomendable en los encargos entre un abogado y su cliente. Al realizarla, se consiguen una serie de ventajas tanto para el abogado como para su cliente:

• Por parte del cliente, tendrá cierta tranquilidad al conocer de antemano qué puede esperar de su abogado, así como la forma de proceder.
• Por parte del abogado, evitará una posible responsabilidad legal por no haber actuado de forma correcta. Además, caso de que se produjera algún problema, como el impago de honorarios, podrá reclamarlos por incumplimiento.

Para que la Hoja de Encargo sea útil y cuente con todo lo necesario, el Consejo General de la Abogacía Española recomienda que incluya los siguientes aspectos:

Identificación del abogado
El letrado deberá incluir los datos que lo identifican, como son su nombre, apellidos, domicilio profesional, NIF y número de colegiación. Hay muchos casos en los que el abogado no trabaja como profesional autónomo, sino como miembro de una sociedad (los Despachos de abogados). En este caso, los datos que figurarán serán los de la sociedad jurídica.

Identificación del cliente
El cliente para el cual se prestan los servicios también deberá estar identificado a través de sus datos personales principales: nombre, apellidos, DNI, domicilio, teléfono o email de contacto, etc.

Objeto de la prestación de servicios
Aquí se indicará cuál es la tarea o tareas que el cliente está encargando al abogado. Por ejemplo, defensa ante un procedimiento Penal. Esta prestación de servicios se hace en base a un régimen llamado de arrendamiento de servicios, por lo que si hubiera alguna duda sobre el tema, se regulará en base a esta cuestión.

Honorarios
En esta punto es importante tener en cuenta varias cosas. En primer lugar, si bien los abogados tienen libertad para fijar sus honorarios, lo normal es que en la práctica se regulen por las normas que establece el respectivo Colegio de abogados. Se habrá de indicar cuáles son los honorarios y cuál será la forma de pago elegida. Lo más habitual es que se haga en efectivo o mediante transferencia. Se deberá indicar si el pago se hace mediante entregas o si el cliente lo abona todo en una sola vez. También queremos señalar que los abogados pueden solicitar una provisión de fondos, esto es, el pago por anticipado de una parte de sus servicios. De ser así, esta cuestión se deberá indicar en la Hoja de Encargo. En último lugar, también se deberá indicar qué ocurre cuando son varios los clientes que contratan los servicios del abogados. En este caso se puede pactar la solidaridad entre las partes, es decir, el abogado podrá exigir el pago a cualquiera de ellos. Detallar los honorarios e indicar todos los aspectos posibles es muy importante tanto para el abogado como para cliente, por lo que este punto tiene gran trascendencia para ambos. Si hubiera un impago, o si el cliente considera que los honorarios son excesivos, habrá que atender a lo que dice la Ley de Enjuicimiento Civil, en su artículo 35: ‘Los abogados podrán reclamar frente a la parte a la que defiendan el pago de los honorarios que hubieren devengado en el asunto, presentando minuta detallada y manifestando formalmente que esos honorarios les son debidos y no han sido satisfechos. (…) Si se impugnaran los honorarios por excesivos, se procederá previamente a su regulación conforme a lo previsto en los artículos 241 y siguientes, salvo que el abogado acredite la existencia de presupuesto previo en escrito aceptado por el impugnante, y se dictará decreto fijando la cantidad debida, bajo apercibimiento de apremio si no se pagase dentro de los cinco días siguientes a la notificación

Honorarios de otros profesionales jurídicos
Cuando un abogado realiza un encargo, es habitual que intervengan también otros profesionales, como el notario, el procurador, peritos judiciales, etc. A estos profesionales también habrá que abonarles sus honorarios, los cuales serán independientes del abogado. Esta circunstancia se indicará en la Hoja de Encargo. De todos modos, si el cliente tiene alguna duda, recomendamos que consulte con el abogado para que se le la aclare.

Advertencia sobre la posibilidad de condena en costas
La condena en costas implica que se deben pagar los gastos del procedimiento legal. Es importante que el cliente conozca este aspecto y que tenga en cuenta que, a pesar de los esfuerzos del abogado y de su trabajo, será el Juez quien tenga la última palabra sobre el procedimiento.

Derecho de desistimiento y finalización anticipada del encargo
Los clientes tienen derecho a desistir del procedimiento si lo estiman oportuno, prescindiendo así de los servicios del abogado. Ahora bien, esta decisión puede tener consecuencias económicas, las cuales se harán constar expresamente. Lo mismo ocurrirá en caso de que el abogado desee desistir de dicho encargo.

Información y datos de la póliza profesional
Los abogados suelen tener suscrita una póliza profesional, que sirve para asegurar su responsabilidad legal ene el ejercicio de la profesión. En este punto se deberán incluir los datos relativos a dicha póliza (compañía aseguradora, descripción y cobertura de la póliza, etc).

Información el tratamiento y uso de los datos de carácter personal
Finalmente, se hará constar que los datos personales del cliente se incluirán en los ficheros que el abogado gestione directamente, pudiendo el cliente ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación y cancelación. El abogado se compromete a actuar con discreción y confidencialidad en el tratamiento de dichos datos.